Deponering av personregistermateriale til IKA Finnmark

IKA Finnmark tar imot og oppbevarer personregistermateriale fra kommunene og fylkeskommunen i Finnmark.Reoler_250x334.jpg

Personregister omfatter bl.a.

  • Klientmapper etter sosialtjenesteloven

  • Pleie og omsorgsarkiv (brukermapper) etter sosialtjenesteloven

  • Klientarkiv (barnevernsmapper) etter barnevernsloven

  • Elevmapper fra grunnskolen og videregående skole

  • Klientmapper fra PPT

  • Klientmapper fra flyktningkontor og asylmottak

  • Pasientjournaler og helsekort fra den kommunale helsetjenesten, skolehelse- og helsesøstertjenesten

 

Under finner du veiledning, skjemaer og lister for arbeidet med deponering av personregistermateriale til IKA Finnmark.

Veileder for deponering av personregistermateriale til IKA Finnmark

Illustrert veileder for listeføring, pakking og deponering av personregistermateriale til IKA Finnmark.

Skjema - Avleveringsliste for personregister

Listen skal inneholde opplysninger om alle personregistermappene i avleveringen. Ved avlevering skal det følge en versjon av listen på papir, og en versjon på minnepinne. I tillegg skal det i hver arkivboks legges en liste samsvarende med mappene i boksen. Det er viktig at opplysningene blir skrevet riktig og i samsvar med mappene som blir avlevert.

Skjema - Melding om avlevering

Melding om avlevering skal sendes til IKA Finnmark senest to uker før ønsket avleveringsdato.

Skjema - Liste over innholdet i eske/emballasje

Under transporten av personregistermaterialet til IKA Finnmarks depot, bør arkivboksene pakkes i større esker/emballasje. Legg arkivboksene i esken/emballasjen og fyll ut skjemaet. Legg en utgave av listen inni esken og fest en utgave på utsiden.

Skjema - Samlet avleveringsliste

Dette er en oversikt over alle eskene i avleveringen. Listen leveres til IKA Finnmark samtidig som arkivmaterialet avleveres.