Kontaktseminar 2016

Kontaktseminar 2016 ble arrangert i Lakselv 30/8 til 31/8 august. Til sammen deltok 25 personer og 10 av eierorganisasjonene var representert. Fokus på årets kontaktseminar var samarbeid mellom IKT og arkiv, arkivplanarbeid og bevaring- og kassasjonsplan.

Første dag på kontaktseminaret ble det holdt en del foredrag og kjørt gruppebasert erfaringsutveksling. Det ble diskutert svært mye og livlig i gruppene. Samarbeid på tvers i organisasjonene ble spesielt tatt frem som en utfordring. Herunder ble IKT nevnt som en avdeling man må ha tettere dialog med. Det var også mange tanker rundt dette med å selge inn arkivet og arkivfunksjonen i egen organisasjon. Videre hvordan man skal få ledere generelt til å engasjere seg mer i arkivfaglige spørsmål og utfordringer.

Nederst i artikkelen finner du lenker til de presentasjonene som ble holdt.

kontaktseminar-2016-deltakere.jpg

Oppsummering av gruppearbeid

Det ble fokusert spesielt på to områder:

Samarbeid:

  • Økt innsats for å få elektronisk datafangst. Det er mange systemer som kan integreres med sak- og arkivsystemet allerede. Data vil da flyte rett fra avsender og inn i systemet. Her kan skjema må nett trekkes frem som et tiltak hvor det finnes ferdige løsninger.

  • Arkivet må ha en komplett oversikt over hvilke systemer som er i drift i organisasjonen og som skaper arkivverdig materiale. Denne kan utarbeides i samarbeid med bla IKT-avdeling.

  • Arkivet må samarbeide tett med IKT-avdeling i forbindelse med oppgraderinger og nyinstallasjoner, samt avviklinger av systemer. Dette er også viktig ved periodeskifte i ulike arkiv.

  • Mer samarbeid på tvers av avdelingene for å finne tidsbesparende og mer rasjonelle løsninger som gir kvalitativt bedre arkiv.

Arkivdanning:

  • Etablere rutiner hvor saksbehandlere selv arkiverer e-post i sak/arkivsystem fremfor å sende dem til arkivet

  • Kjøre ut restanselister til saksbehandlere oftere enn lovkravet

  • God pliktig opplæring før man får bruke sak- og arkivsystemer

  • Informere om rutiner og regler

  • Avviksmeldinger når rutiner ikke følges internt

  • Stille større krav til saksbehandlere slik at det blir gjort riktig i første omgang

  • Lage skriveregler for arkivdanning, standardisere titler

  • Etablere intern hjelpefunksjon

  • Rutiner må være skriftlige, pr i dag er det mange rutiner som bare er en felles forståelse.

  • Sist, men ikke minst, bruke IKA Finnmark IKS aktivt.

Vi presiserer at overstående punkter kom fra kommunene, ikke IKA Finnmark IKS.

Tips en venn Skriv ut