Picasa

IKA Finnmark IKS tjenester

IKA Finnmark IKS er interkommunalt arkiv for kommuner i Finnmark og skal bistå våre eiere med ulike tjenester for å sikre dokumentasjon av saksbehandlingen i kommunene. Vi skal blant annet gi råd om arkivdanning, arkivrutiner og arkivplaner gjennom opplæring og veiledning.

 

ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV

Vi tar imot kommunenes eldre og avsluttede arkiver. IKA Finnmark er arkivdepot for eiernes papirbaserte og elektroniske arkiv. Generelt skal arkivmaterialet avleveres til depot når det er 25-30 år gammelt eller når et offentlig organ legges ned (Arkivforskriften §§ 5-2 og 5-3). 

 

PERSONREGISTER

Vi oppbevarer personregister for kommuner som ønsker det. Dette er et gratis tilbud til våre eierkommuner. Det er bla. mapper fra sosialkontor, kommunehelsetjenesten, skoler og PPT. Vi tar inn mapper der det er 5-10 år siden siste kontakt med klient.

 

PRIVATARKIV

Private arkiver etter lag, foreninger, bedrifter og institusjoner kan leveres til IKA Finnmark for oppbevaring. I dag finner vi privatarkivene i kommunens arkivlokaler, bibliotek, museum eller hos privatpersoner, ofte oppbevart under usikre forhold og med fare for å gå tapt. Ordningen med avlevering av privatarkiv er et tjenestetilbud som inngår i kommunenes kontingent til IKA Finnmark. Privatarkivene vil bli oppbevart og tilgjengeliggjort for publikum og forskere på forsvarlig måte.

 

KARTLEGGING

IKA Finnmark kartlegger arkivsituasjonen i eierkommunene. Vi ser på arkivtjenesten og hvordan den er organisert, arkivrutinene i kommunen og kommunens arkivlokaler. Vi vil se på kommunens arkivforvaltning i forhold til de krav og pålegg Arkivloven med forskrifter gir. Vårt besøk i kommunen vil danne grunnlag for en rapport der vi kommer med råd og forslag til tiltak.

 

RÅD OG VEILEDNING I ARKIVSPØRSMÅL

IKA Finnmark er tilgjengelig for arkivpersonalet og IT-konsulent i kommunene dersom dere har spørsmål som gjelder arkivarbeid, som f.eks. i forbindelse med omorganiseringer, sentralisering av arkivet, overgang til nye arkivsystem, innføring av nye arkivsystem, periodisering etc. Vi kan formidle hvilke løsninger andre har valgt og vi innhenter informasjon også fra andre Interkommunale arkiv dersom vi ikke kan svare på stående fot. Vi deltar også gjerne i prosjektgrupper som ressurspersoner dersom kommunen ønsker det.

 

KURS

  • Grunnkurs
    Kurset har en varighet på 1 og 1/2 dag. Kurset har som formål å gi alle som jobber med eller har ansvar for arkiv basiskunnskap om arkiv og arkivdanning som kan brukes til å ta korrekte beslutninger i det daglige, praktiske arkivarbeidet.

  • Andre kurs
    Vi kan også tilby arkivkurs for skole- og barnehage, arkivkurs for helsesektoren, arkivkurs om periodisering og kurs i personalarkiv samt overgangen til elektronisk arkiv. Vi prøver å utarbeide kurs etter hva vi ser det er behov for ute i kommunene og tar gjerne imot forespørsler fra den enkelte kommune på tema de ønsker kurs i.

 

ARKIVPLANER

Alle kommuner er i følge Arkivloven pålagt å utarbeide en arkivplan. IKA Finnmark kan informere og veilede om hvem som bør sitte i en gruppe for arkivplanarbeid, hvordan en kan få satt i gang arkivplanarbeidet og hvordan få gjennomført arkivplanarbeidet i kommunen. IKA Finnmark kan tilby en elektronisk arkivplanmal til bruk ved utarbeidelse av kommunens arkivplan. Disse arkivplanene kan ses på arkivplan.no. IKA Finnmark kan også holde kurs i bruk av arkivplan.no.

Skriv ut